ワークフローは、業務に必要な作業や判断を「ノード」として表し、それらをつなぎ合わせることで、一連の業務プロセスを設計するという考え方です。
日常の業務として時間をかけて行われている、問い合わせや要望などをExcelやCRM上で確認・判断・分類作業や、担当者へ依頼をワークフローとして再現することができます。
また、ワークフローに設定したこれらの作業はデータの更新を起点に自動で処理されます。
(1) リソースを作成から、ワークフローを作成をクリックする
(2) 任意のワークフローの名前を入力して作成をクリック
(3) ここからワークフローを設定していきます
開始ノードとは、ワークフローの最初にあるノードを指します。開始ノードはワークフローが起動するタイミングを設定できます。
(1) 開始の条件を設定します
(2) テーブル関連の開始ノードの場合、対象テーブルを選択します
開始ノードによってワークフローが起動するタイミングと、処理対象が変わります。
《テーブル関連系》
レコードが追加された時：指定のテーブルにレコードが追加/インポートされると起動
レコードが更新された時：指定のテーブルのレコードが編集/更新されると起動
レコードが削除された時：指定のテーブルのレコードが削除されると起動
→ 処理対象：ワークフローが追加/更新/削除されたレコードに対する処理を行います
《単体起動系》
手動実行：ワークフロー画面上から手動で実行
CRON（予定された時間）：設定した予定時刻で実行
→ 処理対象：ワークフローが起動するのみのため、後続のノードで対象の指定が必要です
＋アイコンをクリックしてノードを追加できます。各ノードは、テーブル上のデータに対して行う処理として、業務の作業および作業に必要な前処理を設定します。
レコード取得は、指定したテーブルから条件に一致するレコードを検索して取得するノードです。後続の処理で参照したいデータを集める場合に使用します。
レコード追加は、指定したテーブルに新しいレコードを登録するノードです。ワークフロー内で生成した値や、前段の処理結果をもとに、新しいデータを作成する場合に使用します。
レコード更新は、指定したテーブルのレコードを条件に基づいて更新するノードです。既存データに対して、分類結果や判定結果を反映したい場合に使用します。
レコード削除は、指定したテーブルのレコードを条件に基づいて削除するノードです。不要になったデータを整理する処理をワークフローに組み込みたい場合に使用します。
LLMは、大規模言語モデルを呼び出してAI処理を行うノードです。テキストの要約、分類、抽出、評価など、自然言語処理を伴う作業をワークフロー内で実行する場合に使用します。
プロンプト設定欄
SYSTEM：AIの基本方針や動作ルールを定義します
USER：AIへの指示やリクエスト内容を記述します
ASSISTANT：AIの理想的な答え方をサンプルとして示します
条件分岐は、設定した条件に応じて処理の進行先を切り替えるノードです。データの内容や前段の処理結果に応じて、後続の流れを分けたい場合に使用します。
以下のノードは設定がやや複雑な機能となります。設定が必要な業務プロセスがありましたら、CS担当者がサポートいたしますのでお気兼ねなくお問い合わせください。
JavaScriptは、任意のJavaScriptコードを実行するノードです。標準のノードだけでは表現しにくい処理や、独自の加工ロジックをワークフロー内で実行したい場合に使用します。
メール通知は、指定したユーザーまたはユーザーグループに通知を送信するノードです。確認依頼や対応依頼、処理結果の共有などを行う場合に使用します。
繰り返しは、入力された配列や一覧データの件数に応じて、同じ処理を順番に実行するノードです。複数のレコードや複数の値に対して、同じ処理を繰り返し適用したい場合に使用します。
HTTPリクエストは、外部サービスやAPIに対してリクエストを送信するノードです。Flyleの外部にあるシステムと連携し、情報の取得や処理の実行を行いたい場合に使用します。
Flyleでは、ワークフローの編集内容を保存しながら作成を進めることができます。保存した内容は下書きとして保持され、公開するまでは実際の実行には反映されません。
ワークフローを実際の運用で利用するには公開が必要です。公開を行うことで、その時点の設定内容が実行対象として反映され、以降のワークフロー実行は公開された内容にもとづいて行われます。
公開しているワークフローはレコード追加/更新および定時実行などで実行されます。
処理が不要になったワークフローは三点リーダーから非公開にしてください。
各ノードにはノード設定欄の右上にテスト実行アイコンがあり、この機能でノードごとにテスト実行が可能です。全体のテスト実施前にエラーになる箇所がないか確認してください。
ノードごとのテストは非公開でも実施できます。
(1) テスト実行アイコンをクリックする
(2) テストしたい条件を入力してテストを実行をクリックします
*開始ノードのテストはレコードが1件になるような条件を設定してください
(3) テストが成功すると、テスト結果が表示されます
*開始ノードのテストは対象のレコードが取得されれば問題ございません
(4) ノードごとのテストは上から順番に確認していきます
(5) 最後のノードのテストが完了したら、結果がテーブルに反映されているかを確認します
ノードごとのテストが完了したら、全体の通しのテストを行います。全体のテストは「既存レコードに対して実行」から実施可能で、この機能は事前に公開が必要です。
(1) ワークフローを公開する
(2) 既存レコードに対して実行をクリックする
(3) 最初は必ず条件を設定してから実行をクリックしてください
*最初の実行は1件、次は10件と増やしていくことを推奨しています
(4) 処理結果は実行履歴から確認できます
実行履歴は処理回数分（対象のレコード件数分）のレコードが表示され、ステータスが成功になれば完了です
テストが問題なければ、既存のデータに対して本番実行します。手順は全体テストと同様で、すべてのレコードに対して実行を選択して実行します。
すべてのレコードへの実行時の注意
この操作は戻せません。また、クレジットの消費を伴う操作のため、AIの精度などの確認を十分に行なった上で実行をお願いいたします。
ワークフローが公開されている場合、開始ノードの条件に合致すれば自動で実行されます。そのため、開始ノードをレコード追加時に設定していれば、データをインポートすることで自動で処理が行われます。
公開/非公開のステータスはリソースの一覧画面、またはワークフローの編集画面からご確認ください。